Archiwum Państwowe w Katowicach - Zasady udostępniania

Zasady udostępniania

Materiały archiwalne udostępnia się po upływie 30 lat od chwili ich wytworzenia o ile nie narusza to przepisów prawa. W razie potrzeby wcześniejszego dostępu do akt wymagane jest od użytkownika przedłożenie umotywowanego wniosku.

Archiwum udostępnia materiały archiwalne w formie bezpośredniej - umożliwiając zainteresowanym zapoznanie się z oryginałami dokumentów w pracowni naukowej oraz w formie pośredniej - przekazując informacje zawarte w aktach w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentu - na wniosek zainteresowanego. Udostępnienie archiwaliów do wglądu w pracowni naukowej jest bezpłatne. Inne formy udostępniania związane z wyszukiwaniem archiwaliów, opracowaniem informacji przez pracowników lub sporządzaniem reprodukcji stanowią usługę odpłatną.

Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej składa Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego obejmujące m.in. dane użytkownika i charakterystykę zamierzonych poszukiwań. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych wymagane jest również złożenie przez użytkownika pisemnego zobowiązania dotyczącego sposobu i zakresu ich wykorzystania. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Archiwum może odmówić udostępnienia akt.

Udostępnia się wyłącznie archiwalia zewidencjonowane, tzn. wyposażone w pomoce ewidencyjno-informacyjne. Użytkownik może korzystać ze wszystkich tego typu pomocy. Na ich podstawie użytkownik wyszukuje interesujące Go jednostki archiwalne i ich sygnatury, a następnie składa zamówienie na akta. Po otrzymaniu rewersów Archiwum realizuje zamówienie najpóźniej w następnym dniu roboczym.

W przypadku gdy archiwalia są zmikrofilmowane lub zdigitalizowane nie udostępnia się oryginałów.

Udostępnione materiały archiwalne, za zgodą dyrektora, mogą być odpłatnie reprodukowane w postaci kserokopii, skanów, mikrofilmów i fotografii wg obowiązującego w Archiwum cennika usług archiwalnych.

Udostępnione materiały archiwalne mogą być samodzielnie kopiowane własnym sprzętem przez użytkownika. Warunkiem dopuszczenia do samodzielnego kopiowania jednostek archiwalnych własnym sprzętem jest użycie przez użytkownika urządzeń i technik nieinwazyjnych dla archiwaliów (fotografia cyfrowa wykonywana bez dodatkowego oświetlenia). Samodzielnie wykonane kopie mogą być wykorzystane przez użytkownika zasobu wyłącznie na potrzeby własnej pracy badawczej, z wykluczeniem prawa do publikacji. Samodzielnie wykonane kopie nie mogą być wykorzystane przez użytkownika zasobu w sposób sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym-z ochroną danych osobowych i dóbr osobistych. Kopiowaniu własnym sprzętem nie podlegają: jednostki archiwalne zdigitalizowane i zmikrofilmowane (dopuszcza się fotografowanie obrazu z czytnika mikrofilmów oraz ekranu komputerowego), mikrofilmy archiwaliów spoza zasobu Archiwum Państwowego w Katowicach, jednostki archiwalne szczególnie cenne, jednostki archiwalne w złym stanie fizycznym.

Na pisemny wniosek zainteresowanego Archiwum może sprowadzić do własnej pracowni naukowej mikrofilmy archiwaliów przechowywanych w innych archiwach. Koszt przesyłki w obie strony ponosi zamawiający.

Wykorzystanie w publikacjach reprodukcji z zasobu Archiwum powinno zostać odnotowane poprzez umieszczenie informacji o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt. Podobne procedury obowiązują przy powoływaniu się na wykorzystane archiwalia. Użytkownik powinien nieodpłatnie przekazać na rzecz Archiwum 1 egzemplarz opublikowanego opracowania naukowego, które w przeważającej części oparte zostało na materiałach danego Archiwum.

Osoby składające zamówienie drogą elektroniczną, przy składaniu pierwszego zamówienia w danym roku kalendarzowym, zobowiązane są do przesłania wraz z nim wypełnionego zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego. Wypełnione rewersy przekazywane drogą elektroniczną należy wysyłać bezpośrednio na adres poczty elektronicznej Pracowni naukowej: pracownia@katowice.ap.gov.pl.