Wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji
Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne oraz organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek występować do dyrektora właściwego archiwum państwowego o zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, co wynika z zapisów art.5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 z późn. zm.).
Szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej został określony w § 9-12 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743), Przykładowy wzór wniosku i spisu dokumentacji niearchiwalnej do pobrania poniżej.
Z wnioskiem o wydanie zgody zwraca się kierownik jednostki organizacyjnej, wymagane jest, aby każda strona spisu dokumentacji niearchiwalnej została opieczętowana pieczęcią firmową jednostki organizacyjnej.
Do wniosku na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej sporządzonego przez Przechowawcę należy dołączyć kopie pełnomocnictwa kierownika zlikwidowanej jednostki organizacyjnej.
W przypadku jednostki organizacyjnej postawionej w stan likwidacji lub upadłości wniosek na brakowanie dokumentacji może podpisać tylko Likwidator lub Syndyk Masy Upadłości.
W sytuacji korzystania z usług zewnętrznych firm przy przygotowywaniu akt do brakowania z wnioskiem o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej występuje kierownik jednostki organizacyjnej zlecającej tą usługę.
Zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wydaje się w 1 egzemplarzu.
W piśmie przewodnim skierowanym do wnioskodawcy Archiwum ujmuje wszystkie zastrzeżenia odnoszące się do brakowanej dokumentacji i wzywa do stosownych wyjaśnień i uzupełnień.
W przypadku gdy otrzymane dokumenty nie mogą stanowić podstawy wydania zgody, Archiwum zwraca się pisemnie lub telefonicznie o uzupełnienie wniosku.
W przypadku niemożności załatwienia sprawy, Archiwum poucza wnioskodawcę o dalszej drodze postępowania.