Przekazywanie materiałów archiwalnych
Szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych archiwom państwowym został określony w § 5-8 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743). Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania, podając w piśmie przewodnim dane zawarte w § 6 w/w rozporządzenia.
Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych zostały określone w załączniku Nr 4 do w/w rozporządzenia.
Decyzję o przejęciu materiałów archiwalnych podejmują członkowie Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji podczas posiedzenia.
Wyznaczony pracownik Archiwum Państwowego szczegółowo opiniuje nadesłane spisy pod względem zgodności z wymogami metodycznymi i przekazuje uwagi na piśmie.
Po zaopiniowaniu spisów, pracownik przeprowadza szczegółową ekspertyzę archiwalną materiałów archiwalnych, mającą na celu sprawdzenie uporządkowania akt i wyeliminowanie błędów.
Materiały archiwalne zostają przejęte po stwierdzeniu prawidłowości sporządzonych spisów oraz uporządkowania dokumentacji.
Wymagane jest sporządzenie spisów w trzech egzemplarzach (w tym dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego) oraz przekazania ich formy elektronicznej (pomocnicza ewidencja). Każda strona spisu w przypadku jego wydrukowania musi być opieczętowana pieczątką firmową. Przykładowy wzór spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych do pobrania poniżej w formie arkusza kalkulacyjnego. Wzór ten jest zalecany przez Archiwum Państwowe w Katowicach, tak do przygotowania formy elektronicznej jak i wykonania z niej wydruku.
Pracownik nadzorujący przejmowanie materiałów archiwalnych obowiązany jest do przestrzegania zasad zawartych w przepisach prawa oraz ustaleń metodycznych.
W przypadku gdy otrzymane dokumenty nie mogą stanowić podstawy wszczęcia sprawy, Archiwum zwraca się pisemnie o uzupełnienie dokumentów.
W przypadku niemożności załatwienia sprawy, Archiwum poucza wnioskodawcę o dalszej drodze postępowania.