Dla osób poszukujących dokumentów do celów emerytalno-rentowych

Informacja dla osób poszukujących dokumentów do celów emerytalno-rentowych

Akta osobowe i płacowe stanowiące podstawę do ustalenia wysokości emerytury (renty) zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Okres przechowywania dokumentacji osobowej wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy. Obecnie obowiązujący okres przechowywania akt płacowych (listy płac, karty wynagrodzeń) wynosi również 50 lat, jednak wcześniej (tzn. do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45)) obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania.

Od czego zacząć poszukiwania?

Osoby poszukujące dokumentacji do celów emerytalno-rentowych powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. W przypadku, gdy zakład nadal prowadzi działalność, należy zwrócić się do tego zakładu. Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany należy ustalić jego dokładną nazwę, adres oraz w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony.

Jeśli zakład pracy był jednostką państwową należy zwrócić się do jego sukcesora (następcy prawnego), który powinien przechowywać dokumentację swojego poprzednika. W razie braku sukcesora należy zwrócić się do właściwego rzeczowo organu administracji państwowej (założycielskiego lub nadrzędnego) byłego pracodawcy, którymi najczęściej byli wojewoda lub minister.

Jeśli zakład pracy był spółdzielnią likwidator powinien przekazać dokumentację niearchiwalną związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja taka mogła również zostać przekazana na przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą organizacji spółdzielczej lub instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji.

Jeśli zakład pracy był przedsiębiorstwem prywatnym dokumentacja powinna zostać przekazana na odpłatne przechowanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji. Informacje o miejscu przechowywania akt można uzyskać od byłych właścicieli, likwidatorów lub syndyków masy upadłościowej.

W przypadku problemów ze znalezieniem dokumentacji płacowej i osobowej, Archiwum Państwowe w Katowicach służy pomocą i radą.