Przekazywanie materiałów archiwalnych

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

Szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych archiwom państwowym został określony w § 5-8 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z  2015 r. poz. 1743).  Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o  rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania, podając w piśmie przewodnim dane zawarte w § 6 w/w rozporządzenia.

Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych zostały określone w załączniku Nr 4 do w/w rozporządzenia.

Decyzję o przejęciu materiałów archiwalnych podejmują członkowie Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji podczas posiedzenia.

Wyznaczony pracownik Archiwum Państwowego szczegółowo opiniuje nadesłane spisy pod względem zgodności z  wymogami metodycznymi i przekazuje uwagi na piśmie.

Po zaopiniowaniu spisów, pracownik przeprowadza szczegółową ekspertyzę archiwalną materiałów archiwalnych, mającą na celu sprawdzenie uporządkowania akt i  wyeliminowanie błędów.

Materiały archiwalne zostają przejęte po stwierdzeniu prawidłowości sporządzonych spisów oraz uporządkowania dokumentacji.

Wymagane jest sporządzenie spisów w trzech egzemplarzach (w tym dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego) oraz przekazania ich formy elektronicznej (pomocnicza ewidencja). Każda strona spisu w przypadku jego wydrukowania musi być opieczętowana pieczątką firmową. Przykładowy wzór spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych do pobrania poniżej w formie arkusza kalkulacyjnego. Wzór ten jest zalecany przez Archiwum Państwowe w Katowicach, tak do przygotowania formy elektronicznej jak i wykonania z niej wydruku.

Pracownik nadzorujący przejmowanie materiałów archiwalnych obowiązany jest do przestrzegania zasad zawartych w przepisach prawa oraz ustaleń metodycznych.

W przypadku gdy otrzymane dokumenty nie mogą stanowić podstawy wszczęcia sprawy, Archiwum zwraca się pisemnie o  uzupełnienie dokumentów.

W przypadku niemożności załatwienia sprawy, Archiwum poucza wnioskodawcę o  dalszej drodze postępowania.

Barbara Kurdyk

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2016-11-01
Data publikacji:2016-11-01
Osoba sporządzająca dokument:Barbara Kurdyk
Osoba wprowadzająca dokument:Piotr Lis
Liczba odwiedzin:8845